Formularios de Documentos
Cabecera del documento#
Datos particulares#
En la cabecera del documento encontraremos los datos b谩sicos del documento como el usuario de alta, 谩rea de origen,fecha de alta, estado, entre otros. Algunos de ellos son modificables y dependen de un permiso especial para editarlos. Estos son el n煤mero y tipo de visibilidad. Al completar el t铆tulo del documento se habilitar谩 autom谩ticamente el bot贸n de alta, ya que este es el 煤nicocampo obligatorio para la creaci贸n del mismo.
Adem谩s SUDOCU contempla la inclusi贸n detemplates especialmente dise帽ados para casos particulares donde el tipo de documento necesita contener y validar datos que no llegan a cubrirse con los campos generales. En la versi贸n beta esta funcionalidad se encuentra deshabilitada temporalemente para la inclusi贸n de nuevos templates, en v铆as de construir una biblioteca p煤blica y compartida de tipos documentales.
Campo de contenido#
Simplemente un editor de texto enriquecido donde se puede redactar con estilo el contenido del documento. Lleva acoplado un componente para introducir opcionalmente palabras clave, que servir谩n luego para cruzar informaci贸n y buscar contenido espec铆fico dentro de todo el universo documental.
Campos de relaci贸n#
Importante
ELos siguientes cuatro campos se habilitar谩n luego de haber guardado el documento por primera vez.
Relaciones con otros documentos: se trata de un cuadro donde se puede buscar cualquier documento dentro del alcance definido por el perfil del usuario, y al seleccionarlo se incorporar谩 dentro del documento que se est谩 cargando. Cada relaci贸n tiene a su vez un tipo, que indica cu谩l es la relaci贸n entre ese documento y el documento que se est谩 cargando. Por ejemplo, algunas de esas relaciones puede sermodifica a, rectifica a, reemplaza a,vinculado con, etc. Tener en cuenta que siempre el documento actual, el que se est谩 cargando, es quien tiene la relaci贸n activa sobre el documento que se relaciona, mientras que el otro documento queda relacionado de manera pasiva. Es decir, si en el documento actual se incorpora una relaci贸n de modificaci贸n, es este documento el quemodifica a el documento relacionado, mientras que el documento relacionado quedar谩 modifcado por el documento donde se est谩 ingresando la relaci贸n.
Relaciones con personas y entidades: en este componente, es posible buscar personas del universo de personas ingresadas en el m贸dulo MPC (ver apartado de personas en el MPC). Una persona, puede ser tanto f铆sica como jur铆dica. La idea de las personas es que contengan el universo completo de personas m谩s all谩 de los usuarios del sistema.
La finalidad de este campo es la de integrar e identificar de manera ordenada y tabulada las personas que se encuentran relacionadas con el documento que se est谩 cargando, para poder despu茅s cruzar informaci贸n y hacer b煤squedas avanzadas sobre los documentos a partir de las personas. Por cada persona que se relaciona es necesario seleccionar el rol que esa persona cumple en ese documento. Algunos de esos roles pueden ser firmante,firmante externo, becario, integrante,director, representante, destinatario,responsable, etc. As铆, a medida que crezca el universo documental ser谩 posible hacer b煤squedas por ejemplo de todos los documentos de todos los documentos relacionados con una persona, o qu茅 personas cumplieron determinado rol en todos los documentos.
Archivos adjuntos#
Simplemente uncomponente para anexar archivos a los documentos. En esta versi贸n pueden agregarse PDF麓s e im谩genes, los cuales pasaran a formar parte del documento una vez que se cierre. Cuando se cierra un documento (o tambi茅n cuando se exporta a PDF en estado borrador) se genera un PDF con la informaci贸n cargada en la cabecera y en el documento, y al final de este los documentos que se hayan adjuntado.
Un adjunto puede ser definido como principal. Cuando se utiliza esta funci贸n, el adjunto seleccionado pasa a ser el documento en s铆. Por ejemplo, si adjuntamos una factura y la colocamos como adjunto principal, cuando exportemos ese documento veremos que solamente se exportar谩 la factura en s铆, sin contener esa p谩gina incial en donde se muestran los campos definidos en template de PDF armado en el MPC.
Informaci贸n de seguimiento#
Al final de cualquier tipo de entidad documental, as铆 sea un documento, contenedor, tr谩mite o un expediente, se encuentra un componente desde donde pueden agregarse notas de seguimiento. Estas notas no formar谩n parte del documento definitivo y s贸lo son accesibles a quienes tienen acceso a la edici贸n del documento.
Tipos de seguimiento#
Seguimiento y Observaci贸n#
Un seguimiento u observaci贸n soncomentarios o notas que se agregan al documento, ya sean para uso personal o para otros usuarios. Estos tienen un car谩cter formal ya que, aunque no formen parte del documento definitivo, van a poder observarse desde la herramienta abrir.
Recordatorio#
Un recordatorio permite generar una nota confecha y hora de notificaci贸n. Esta notificaci贸n ser谩 enviada v铆a mail a uno o varios destinatarios, incluyendo al usuario generador del recordatorio, si as铆 lo desee.
Notificaci贸n#
La notificaci贸n tiene el mismo comportamiento que elrecordatorio pero en este no tendremos la posiblidad de seleccionar fecha y hora de notificaci贸n, Este tipo de nota es enviado a el/los destinatarios cuando ocurre un evento. Estos eventos pueden ser:
- Movimiento
- Modificaci贸n
- Cierre
- Publicaci贸n
- Pase
- Entre otros.
Nota
Si el usuario detinatario no tiene configurado uncanal de comunaci贸n, no podr谩 recibir notificaciones. Esto se configura desde la portada del sistema.
Revisi贸n#
Una revisi贸n es una nota asociada a la validaci贸n del documento en cuesti贸n, en la que el usuario coloca en qu茅 situaci贸n est谩 el mismo. Estas tres situaciones son:
- OK
- Rechazado
- Observado